Heriot-Watt University Malaysia’s personal data protection notice

Introduction

Heriot-Watt University Malaysia respects and is committed to the protection of your personal information and your privacy. This Personal Data Protection Notice explains how we collect and handle your personal information, including your sensitive personal information in accordance with the Malaysian Personal Data Protection Act 2010. Please note that Heriot-Watt University Malaysia reserves the right to amend this Personal Data Protection Notice at any time without prior notice and will notify you of any such amendment via our website or by email.

We may collect and process personal data of children under the age of 18 years old. If you are under 18 years old, please obtain your parent’s or guardian’s consent before you provide your personal data to Heriot-Watt University Malaysia. If you believe we might have any information from or about a child under 18 years old without parental consent, please contact us at the information provided below.

Please note that your sensitive personal data (e.g. your physical or mental health or condition) will not be shared or disclosed to any entity unless where you have provided your express, written consent. In this Personal Data Protection Notice, “we”, “us” and “our” refers to Heriot-Watt University Malaysia, and “you” and “your” includes third parties whose personal data you have provided to Heriot-Watt University Malaysia.

Personal information

Type of personal information

Personal information means any information which relates to you, and which was collected or provided to Heriot-Watt University Malaysia for the purposes stated in Section 2 below.

Your personal information may include but not limited to your name, identity card or passport numbers, gender, email address, IP address, contact details, religious belief, medical details, previous examination results, academic records, information in audio and/or video format (including voice, video recording, closed-circuit television (CCTV) and security recording), and images (including photographs).

Source of personal information

Student or potential student

Heriot-Watt University Malaysia collects your personal information directly from you or indirectly from your parents, guardians and/or recruitment agents when you, your parents, guardians and/or recruitment agents send us completed enquiry, application and/or registration forms via various means, including online and physical hardcopies at public venues, seminars held at schools and/or when you, your parents/guardians and/or your recruitment agents visit our campus. Your personal information may also be collected from cookies through the use of our website.

Parent/guardian of our student or potential student

Heriot-Watt University Malaysia collects your personal information directly from you or indirectly from your child/ward, recruitment agents when you send us completed enquiry, application and/or registration forms via various means, including online and physical hardcopies at public venues, seminars held at schools and/or when you, your child/ward and/or your recruitment agents visit our campus. Your personal information may also be collected from cookies through the use of our website.

Client/customer or potential client/customer for our products, services, events, conferences, seminars and/or other marketing activities organised by us

Heriot-Watt University Malaysia collects your personal information directly from you when you express an interest to be contacted for such events and marketing activities (including business card collections via fish bowl method or during previous events organised by us). Your information may also be collected indirectly (for example, via trade/online directories) or from cookies through the use of our website.

Vendor, supplier or service provider

Heriot-Watt University Malaysia collects your personal information directly from you or indirectly from your employer or credit reference agencies when tendering for projects or as part of the commercial transactions. Your personal information may also be collected from cookies through the use of our website.

Please refer to Heriot-Watt University Malaysia Website Terms and Conditions for more detailed information about how we use cookies.

Obligatory personal information

All information requested for in the relevant forms is obligatory to be provided by you unless stated otherwise. Should you fail to provide the obligatory information, we may be unable to process your request and / or provide you with relevant services.

Purposes of collecting and further processing (including disclosing) your personal information

Student or potential student

Your personal information is collected and further processed by Heriot-Watt University Malaysia as required or permitted by law and for various academic, educational and administrative purposes, including the following:

to process your application for admission and thereafter to ensure continuous provision of academic and educational services to you (including recording the details of studies) and determining your academic achievements;
to provide ancillary services such as visa application and insurance coverage throughout your tenure of studies with us;
to assist you in placements, internships or attachments with third parties (where such internships, placements or attachments are required in order to complete your course or undertaken voluntarily);
to administer and communicate with you in relation to our tuition fees and other relevant payments;
to manage your use of our facilities and management of our events such as libraries, computing facilities, graduations, alumni;
to operate our campus in a manner which is physically safe, secure and befitting of health and safety requirements;
to conduct internal marketing analysis and analysis of student pattern and choice;
to comply with Heriot-Watt University Malaysia’s legal and regulatory obligations in the conduct of its business;
to contact you regarding products, services, upcoming events, promotions, advertising, marketing and commercial materials which we feel may interest you*;
to ensure that the content from our website is presented in the most effective manner for you and your computer and/or device; and
for Heriot-Watt University Malaysia internal records management.

In particular, religious belief is processed for reporting purposes to the Ministry of Higher Education and any other relevant authorities. Medical details are processed to assist you in your studies at Heriot-Watt University Malaysia.

Parent/guardian of our student or potential student

to process applications for admission (students below the age of 18);
to contact you in the event of emergency or accident;
to provide ancillary services to the students such as insurance coverage;
to conduct internal marketing analysis and analysis of student pattern and choice;
to comply with Heriot-Watt University Malaysia’s legal and regulatory obligations in the conduct of its business; and
for Heriot-Watt University Malaysia internal records management.

Client/customer or potential client/customer for products, services, events, conferences, seminars and other marketing activities organised by us

Your personal information is collected and further processed by Heriot-Watt University Malaysia as required or permitted by law and for the following commercial purposes:

to provide you with information, products or services that you request from us and any incidental purposes thereto;
to contact you regarding products, services, upcoming events, promotions, advertising, marketing and commercial materials which we feel may interest you*;
to improve the products or services offered by Heriot-Watt University Malaysia; • to conduct internal marketing analysis and analysis of consumer pattern and choice;
to notify the products or services offered by Heriot-Watt University Malaysia; • to notify you about changes to our products and services;
to ensure that the content from our website is presented in the most effective manner for your and for your computer and/or device;
to comply with Heriot-Watt University Malaysia’s legal and regulatory obligations in the conduct of its business; and
for Heriot-Watt University Malaysia internal records management.

Vendor, supplier or service provider

Your personal information is collected and further processed by Heriot-Watt University Malaysia as required or permitted by law and to give effect to your requested commercial transaction, including the following:

to administer and give effect to the commercial transaction;
to process any payments related to the commercial transaction;
for internal investigation, audit or security purposes;
to comply with Heriot-Watt University Malaysia’s legal and regulatory obligations in the conduct of its business;
to contact you regarding product, services, upcoming events, promotions, advertising, marketing and commercial materials which feel may interest you*;
to comply with Heriot-Watt University Malaysia’s legal and regulatory obligations in the conduct of its business; and
for Heriot-Watt University Malaysia internal records management

*Where you have indicated your consent to receiving marketing or promotional updates from Heriot-Watt University Malaysia, you may opt-out from receiving such marketing or promotional material at any time. You may select the “unsubscribe” option provided in Heriot-Watt University Malaysia’s email blasts or you may contact Heriot-Watt University Malaysia via the details provided in Section (6) below.

Disclosures and transfers of personal information (within or outside Malaysia)

Heriot-Watt University Malaysia and Heriot Watt University (United Kingdom and Dubai)

Your personal information provided to us is processed by Heriot-Watt University Malaysia and Heriot-Watt University and its outsourcing partners (within or outside of Malaysia). Heriot-Watt University Malaysia will ensure that:

access to your personal information is restricted to employees who are contractually required to process your personal information in accordance with their respective job requirements; and
only necessary information is released to the relevant employees.

Classes of third parties

Your personal information may be disclosed or transferred to relevant third parties (within or outside of Malaysia) as required under law, pursuant to relevant contractual relationship (for example, where we appoint third party service providers) or for the purposes stated in Section (2) above (or directly related to those purposes).

In the event of a potential, proposed or actual sale of business, disposal, acquisition, merger or re-organisation (“Transaction”), your personal information may be required to be disclosed or transferred to a third party as a result of the Transaction. You hereby acknowledge that such disclosure and transfer may occur and permit Heriot-Watt University Malaysia to release your personal information to the other party and its advisers/representatives.

Student or potential student

Your personal information may be disclosed to the following classes of third parties:

The Ministry of Higher Education, other relevant government departments/agencies, statutory authorities and industry regulators;
Any person whom we are compelled or required to do so under law or in response to a competent or government agency;
Foreign government departments, government agencies or authorities if you are enrolled in a foreign accredited programme;
Malaysian Immigration Department (including agencies appointed by the Malaysian Immigration Department to carry out its services) if you are required to obtain or renew your student visa for your tenure of studies with Heriot-Watt University Malaysia;
Parents/guardians (students below the age of 18);
Foreign embassies;
Your sponsors;
Our external counterparts providing external, exchange or similar educational programmes;
Third parties providing you with an attachment placements or internships as part of your course requirements or where these are undertaken voluntarily;
Relevant professional or statutory regulatory bodies or accreditation bodies depending on your programme or course requirements;
Law enforcement agencies; and
Third parties appointed by us to provide services to us or on our behalf (such as auditors, lawyers, company secretary, printing companies, telecommunications companies, contractors, conference/training/event organiser, other advisers, travel agencies, recruitment agencies and insurance companies).

Upon your graduation, we will retain your personal information indefinitely for our records. Your contact details will be added to our alumni database. The Alumni Office or your faculty/department may contact you in future to keep you up-to-date with news which may be of interest to you including opportunities to connect with your old classmates and to build up your network for personal and career development. If you wish to opt-out from receiving these up-dates, select the “unsubscribe” option provided in the email updates sent by the Alumni Office. Please note that the Alumni Office will not disclose your personal information to third parties.

Parent/guardian of our student or potential student

Your personal information may be disclosed to the following classes of third parties:

The Ministry of Higher Education, other relevant government departments/agencies, statutory authorities and industry regulators;
Any person to whom are compelled or required to do so under law or in response to a competent or government agency;
Foreign government departments, government agencies or authorities if you are enrolled in a foreign accredited programme;
Malaysian Immigration Department;
Our external counterparts providing external, exchange or similar educational programmes;
Law enforcement agencies; and
Third parties appointed by us to provide services to us or on our behalf (such as auditors, lawyers, company secretary, printing companies, telecommunications companies, contractors, conference/training/event organiser, other advisers, travel agencies, recruitment agencies and insurance companies).

Client/customer or potential client/customer for products, services, events, conferences, seminars and other marketing activities organised by us

Your personal information may be disclosed to the following classes of third parties:

Third parties appointed by us to provide services to us or on our behalf (such as auditors, lawyers, company secretary, printing companies, contractors, conference/training/event organiser and other advisers);
Law enforcement agencies;
Government departments/agencies, statutory authorities and industry regulators; and
Any person to whom we are compelled or required to do so under law or in response to a competent or government agency.

Vendor, supplier, tenant or service provider

Your personal information may be disclosed to the following classes of third parties:

Third parties appointed by us to provide services to us or on our behalf (such as auditors, lawyers, company secretary, printing companies, contractors, conference/training/event organiser and other advisers);
Law enforcement agencies;
Government departments/agencies, statutory authorities and industry regulators; and
Any person to whom we are compelled or required to do so under law or in response to a competent or government agency.

Websites

Link to other sites

Links to other sites are provided for your convenience and information. These sites may have their own privacy statements in place, which we recommend you review if you visit any linked websites. We are not responsible for the content on the linked sites or any use of the site.

Location enabled products or applications

Location enabled products or applications transmit your location information to us. We do not use the information sent or provided other than to provide the service you request. Location enabled features are opt-in and you have control over your participation and can turn these services off at any time or uninstall them.

Some mobile applications will utilize Google Analytics (or similar tool) to help us better serve you through improved products, services, and revisions to the mobile applications. This collected information will not identify you to us. It may, however, let us know anonymously, which services and features you are using the most within the application, as well as device type and hardware features, country and language of download.

Right to access and correct personal information

You have the right to access and correct your personal information held by us (subject always to certain exceptions). We will make every endeavour to ensure your personal information is accurate and up to date therefore we ask that if there are changes to your information you should notify us directly.

If you would like to correct your personal information, please contact us at the details provided in Section (6) below.

Limiting the processing of personal information, further inquiries and complaints

If:

you would like to obtain further information on how to limit the processing of your personal information;
you have any further query; or
you would like to make a complaint in respect of your personal information, you can contact us at the addresses below.

Your rights

Under certain conditions you have the right to:

find out what personal data we process about you and obtain a copy of the data, free of charge within one (1) month of your request. We may make a charge for additional copies of the same information;
object to the way we are using your data; ask us to correct inaccurate or incomplete data;
restrict the use of your data – for example, if you have raised issues about the accuracy or use of your personal data, until we have investigated and responded to your concerns;
erase your data; or
withdraw your consent to further processing after you have previously agreed we can process your data for a particular purpose.

Data Protection Officer and contact details

If you have any questions or concerns about what we do with your personal data or wish to make a request about your personal information, please contact us at the addresses below.

Conflict

In the event of any conflict between this English language Personal Data Protection Notice and its corresponding Bahasa Malaysia Data Protection Notice, the terms of this English language Notice shall prevail.

[Bahasa Malaysia version]

Notis perlindungan data peribadi bagi Heriot-Watt University Malaysia

Heriot-Watt University Malaysia menghormati dan komited terhadap perlindungan maklumat peribadi dan privasi anda. Notis Perlindungan Data Peribadi ini menerangkan cara kami mengumpulkan dan mengendalikan maklumat peribadi anda, termasuk maklumat peribadi sensetif anda menurut Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia 2010. Sila ambil perhatian bahawa Heriot-Watt University Malaysia berhak untuk meminda Notis Perlindungan Peribadi ini pada bila-bila masa tanpa notis awal dan akan memaklumkan kepada anda tentang sebarang pindaan melalui laman web atau melalui e-mel.

Kami mungkin mengumpul dan memproses data peribadi kanak-kanak di bawah umur 18 tahun. Jika ada berumur di bawah 18 tahun, sila dapatkan kebenaran ibu bapa atau penjaga anda sebelum anda memberikan data peribadi anda kepada Heriot-Watt University Malaysia. Jika anda percaya kami mungkin mempunyai sebarang maklumat daripada atau tentang kanak-kanak di bawah umur 18 tahun tanpa kebenaran ibu bapa atau penjaga, sila hubungi kami di maklumat yang diberikan di bawah.

Sila ambil perhatian bahawa data peribadi sensetif anda (cth: kesihatan atau keadaan fizikal atau mental anda) tidak akan dikongsi atau didedahkan kepada mana-mana entiti melainkan anda telah memberikan kebenaran bertulis anda.

Di dalam Notis Perlindungan Data Peribadi ini, “kami’ merujuk kepada Heriot-Watt University Malaysia dan “anda” bermaksud anda termasuk pihak ketiga di mana data peribadinya telah anda berikan kepada Heriot-Watt University Malaysia.

Maklumat peribadi

Jenis maklumat peribadi

Maklumat peribadi bermaksud sebarang maklumat yang berkaitan dengan anda, dan yang dikumpul atau diberikan kepada Heriot-Watt University Malaysia bagi tujuan-tujuan yang dinyatakan dalam Seksyen (2) di bawah.

Maklumat peribadi anda boleh termasuk nama anda, nombor kad pengenalan atau nombor passport, jantina, alamat emel, alamat IP, butir-butir perhubungan, kepercayaan agama, maklumat kesihatan, keputusan-keputusan peperiksaan silam, rekod akademik, maklumat dalam format video dan/atau audio (termasuk suara, rakaman video, CCTV dan rakaman keselamatan),dan imej (termasuk gambar).

Sumber maklumat peribadi

Pelajar atau bakal pelajar

Heriot-Watt University Malaysia mengumpul secara langsung daripada anda atau secara tidak langsung daripada ibu bapa, penjaga dan/atau agen-agen perekrutan semasa anda, ibu bapa anda, penjaga dan/atau agen-agen perekrutan menghantar borang pertanyaan, permohonan dan/atau pendaftaran yang telah diisi melalui pelbagai cara, termasuk dalam talian dan salinan fizikal di tempat-tempat awam, seminar-seminar yang diadakan di sekolah-sekolah dan/atau semasa anda, ibu bapa/penjaga anda dan/atau agen-agen perekrutan anda melawat kampus kami. Maklumat peribadi anda mungkin dikumpul daripada ‘cookies’ melalui penggunaan laman web kami.

Ibu bapa/penjaga pelajar atau bakal pelajar

Heriot-Watt University Malaysia mengumpul maklumat peribadi anda secara langsung daripada anda atau secara tidak langsung daripada anak/tanggungan anda, agen-agen perekrutan semasa anda menghantar borang pertanyaan, permohonan dan/atau pendaftaran yang telah diisi melalui pelbagai cara, termasuk dalam talian dan salinan fizikal di tempat-tempat awam, seminar-seminar yang diadakan di sekolah-sekolah dan/atau semasa anda, anak/tanggungan anda dan/atau agen-agen perekrutan anda melawat kampus kami. Maklumat peribadi anda mungkin dikumpul daripada ‘cookies’ melalui penggunaan laman web kami.

Klien/pelanggan atau bakal klien/pelanggan untuk produk-produk, perkhidmatan-perkhidmatan, acara-acara, persidangan-persidangan, seminar-seminar dan/atau aktiviti-aktiviti pemasaran lain yang kami anjurkan

Heriot-Watt University Malaysia mengumpul maklumat peribadi anda secara langsung daripada anda semasa anda menyatakan minat anda untuk dihubungi bagi acara-acara sebegitu dan aktiviti-aktiviti pemasaran (termasuk pengumpulan kad perniagaan melalui kaedah balang ikan atau semasa acara-acara silam yang kami anjurkan). Maklumat anda juga mungkin boleh dikumpul secara tidak langsung (sebagai contoh, melalui direktori-direktori perdagangan/dalam talian) atau daripada ‘cookies’ melalui penggunaan laman web kami.

Penjual, pembekal, penyewa atau penyedia perkhidmatan

Heriot-Watt University Malaysia mengumpul maklumat peribadi anda secara langsung daripada anda atau secara tidak langsung daripada majikan atau agensi rujukan kredit apabila mengemukakan tender untuk projek-projek atau dalam proses transaksi komersial. Maklumat peribadi anda juga boleh dikumpul daripada ‘cookies’ melalui penggunaan laman web kami.

Sila rujuk kepada Heriot-Watt University Malaysia website Terms and Conditions bagi keterangan lanjut berkenaan kegunaan ‘cookies’.

Maklumat peribadi wajib

Semua maklumat yang diminta dalam borang

Semua maklumat yang diminta dalam borang-borang yang berkaitan adalah wajib untuk anda bekalkan melainkan dinyatakan sebaliknya. Sekiranya anda gagal untuk membekalkan maklumat wajib, kami mungkin tidak akan dapat memproses permintaan anda dan/atau membekalkan anda dengan perkhidmatan-perkhidmatan yang berkaitan.

Tujuan-tujuan pengumpulan dan pemprosesan lanjut (termasuk pendedahan) maklumat peribadi anda

Pelajar atau bakal pelajar

Maklumat peribadi anda dikumpul dan selanjutnya diproses oleh Heriot-Watt University Malaysia sebagaimana diperlukan atau dibenarkan oleh undang-undang dan untuk pelbagai tujuan akademik, pendidikan dan pentadbiran, termasuk tujuan-tujuan di bawah:

untuk memproses permohonan anda bagi penerimaan masuk dan seterusnya memastikan keberterusan pembekalan perkhidmatan-perkhidmatan akademik dan pendidikan kepada anda (termasuk perakaman butir-butir pengajian) dan menilai pencapaian-pencapaian akademik anda;
untuk membekalkan perkhidmatan sampingan seperti permohonan visa dan liputan insurans sepanjang tempoh pengajian anda dengan kami;
untuk membantu anda dalam penempatan, latihan atau sangkutan dengan pihak-pihak ketiga (yang latihan, penempatan atau sangkutan adalah diperlukan untuk penamatan pengajian anda) atau dilakukan secara sukarela;
untuk mentadbir dan berkomunikasi dengan anda berkenaan dengan yuran pengajian dan bayaran-bayaran lain yang berkaitan;
untuk mentadbir penggunaan anda terhadap kemudahan-kemudahan kami dan pengurusan acara-acara kami seperti perpustakaan, kemudahan-kemudahan komputer, penamatan pengajian, alumni;
untuk mengendalikan kampus kami dalam suatu cara yang selamat secara fizikal, terjamin dan bersesuaian dengan keperluan-keperluan kesihatan dan keselamatan;
untuk menjalankan analisis pemasaran dalaman dan analisis corak dan pilihan pelajar;
untuk mematuhi obligasi-obligasi undang-undang dan kawal selia Heriot-Watt University Malaysia dalam perjalanan perniagaannya;
untuk menghubungi anda berkenaan produk-produk, perkhidmatan-perkhidmatan, acara-acara akan datang, promosi, pengiklanan, pemasaran dan bahan-bahan komersial yang kami rasa dapat menarik minat anda*;
untuk memastikan kandungan laman web kami dipamerkan dalam cara yang paling berkesan untuk anda dan komputer dan/atau peranti anda; dan
untuk pengurusan rekod dalaman Heriot-Watt University Malaysia.

Khususnya, kepercayaan agama diproses bagi tujuan laporan kepada Kementerian Pendidikan Tinggi dan mana-mana pihak berkuasa berkenaan. Maklumat kesihatan diproses untuk membantu anda dalam kajian anda di Heriot-Watt University Malaysia.

Ibu bapa/penjaga pelajar atau bakal pelajar kami

Maklumat peribadi anda adalah dikumpul dan diproses secara lanjut oleh Heriot-Watt University Malaysia seperti yang diperlukan atau dibenarkan oleh undang-undang dan untuk pelbagai tujuan akademik, pendidikan dan pentadbiran termasuk tujuan-tujuan di bawah.

untuk memproses permohonan untuk kemasukan (pelajar di bawah umur 18 tahun);
untuk menghubungi anda dalam peristiwa kecemasan atau kemalangan;
untuk membekalkan perkhidmatan sampingan seperti liputan insurans kepada pelajar-pelajar;
untuk menjalankan analisis pemasaran dalaman dan analisis corak dan pilihan pelajar;
untuk mematuhi obligasi-obligasi undang-undang dan kawal selia Heriot-Watt University Malaysia dalam perjalanan perniagaannya; dan
untuk pengurusan rekod dalaman Heriot-Watt University Malaysia.

Klien/pelanggan atau bakal klien/pelanggan untuk produk-produk, perkhidmatan-perkhidmatan, acara-acara, persidangan-persidangan, seminar-seminar dan aktivit-aktiviti pemasaran lain yang kami anjurkan

untuk membekalkan anda dengan maklumat, produk-produk atau perkhidmatan-perkhidmatan yang anda minta daripada kami dan apa-apa tujuan yang berkaitan dengannya;
untuk menghubungi anda berkenaan produk-produk, perkhidmatan-perkhidmatan, acara-acara akan datang, promosi-promosi, pengiklanan, pemasaran dan bahan-bahan komersial yang kami rasa dapat menarik minat anda*;
untuk memperbaik produk-produk atau perkhidmatan-perkhidmatan yang ditawarkan oleh Heriot-Watt University Malaysia;
untuk menjalankan analisis pemasaran dalaman dan analisis corak dan pilihan pelanggan;
untuk memaklumkan kepada anda tentang perubahan-perubahan produk dan perkhidmatan kami;
untuk memastikan kandungan laman web kami dipamerkan dalam cara yang paling berkesan untuk anda dan komputer dan/atau peranti anda;
untuk mematuhi obligasi-obligasi undang-undang dan kawal selia Heriot-Watt University Malaysia dalam perjalanan perniagaannya; dan
untuk pengurusan rekod dalaman Heriot-Watt University Malaysia.

Penjual, pembekal atau penyedia perkhidmatan

Maklumat peribadi anda dikumpul dan diproses selanjutnya oleh Heriot-Watt University Malaysia seperti yang diperlukan atau dibenarkan oleh undang- undang dan untuk memberi kesan kepada transaksi komersial yang anda minta, termasuk yang berikut:

untuk mentadbir dan memberi kesan kepada transaksi komersial;
untuk memproses sebarang bayaran yang berkaitan dengan transaksi komersial;
untuk siasatan dalaman, audit atau tujuan-tujuan keselamatan;
untuk mematuhi obligasi-obligasi undang-undang dan kawal selia Heriot-Watt University Malaysia dalam perjalanan perniagaannya;
untuk menghubungi anda berkenaan produk-produk, perkhidmatan-perkhidmatan, acara-acara akan datang, promosi, pengiklanan, pemasaran dan bahan-bahan komersial yang kami rasa dapat menarik minat anda*;
untuk mematuhi obligasi-obligasi undang-undang dan kawal selia Heriot-Watt University Malaysia dalam perjalanan perniagaannya; dan
untuk pengurusan rekod dalaman Heriot-Watt University Malaysia.

*Dalam keadaan anda telah menunjukkan persetujuan anda untuk menerima laporan kemas kini tentang pemasaran dan promosi daripada Heriot-Watt University Malaysia, anda boleh pilih keluar daripada menerima bahan pemasaran atau promosi sebegitu pada bila-bila masa. Anda boleh memilih pilihan “unsubscribe” yang dibekalkan dalam e-mel yang dihantar oleh Heriot-Watt University Malaysia atau anda boleh menghubungi Heriot-Watt University Malaysia melalui butiran yang dibekalkan dalam Seksyen (6) di bawah.

Pendedahan dan pemindahan maklumat peribadi (di dalam atau di luar Malaysia)

Heriot-Watt University Malaysia and Heriot Watt University (United Kingdom dan Dubai)

Maklumat peribadi anda yang diberikan kepada kami diproses oleh Heriot Watt University Malaysia dan Heriot Watt University dan rakan kongsi penyumberan luarnya (di dalam atau di luar Malaysia)

Heriot-Watt University Malaysia akan memastikan bahawa:

akses ke maklumat peribadi anda adalah terhad kepada pekerja-pekerja yang mana akses diperlukan secara kontrak untuk memproses maklumat peribadi anda mengikut keperluan-keperluan tugas mereka masing-masing; dan
hanya maklumat yang diperlukan sahaja akan didedahkan kepada pekerja-pekerja berkenaan.

Kelas-Kelas Pihak Ketiga

Maklumat peribadi anda boleh didedahkan atau dipindahkan kepada pihak-pihak ketiga yang berkaitan (di dalam atau di luar Malaysia) seperti yang diperlukan di bawah undang-undang, berikutan hubungan kontrak yang berkaitan (sebagai contoh, kami melantik pembekal-pembekal perkhidmatan pihak ketiga) atau untuk tujuan-tujuan yang dinyatakan dalam Seksyen (2) di atas (atau berkaitan dengan tujuan- tujuan tersebut secara langsung).

Dalam keadaan suatu penjualan perniagaan, pelupusan, perolehan, penggabungan atau penyusunan semula yang berpotensi, dirancang atau sebenar (“Transaksi”), maklumat peribadi anda mungkin diperlukan untuk didedahkan atau dipindah kepada suatu pihak ketiga sebagai akibat Transaksi tersebut. Anda di sini mengakui bahawa pendedahan dan pemindahan sebegitu boleh berlaku dan membenarkan Heriot-Watt University Malaysia untuk mendedahkan maklumat peribadi anda kepada pihak-pihak yang lain dan penasihat-penasihat/wakil-wakilnya.

Pelajar atau bakal pelajar

Maklumat peribadi anda boleh didedahkan kepada kelas-kelas pihak ketiga berikut:

Kementerian Pendidikan Tinggi, jabatan-jabatan/agensi-agensi kerajaan yang berkaitan, pihak berkuasa berkanun dan pengawal selia industri;
Mana-mana orang yang mana kami terpaksa atau dikehendaki berbuat demikian di bawah undang-undang atau sebagai balasan kepada agensi kompeten atau kerajaan;
Jabatan kerajaan asing, agensi kerajaan asing atau pihak berkuasa asing sekiranya anda mendaftarkan diri dalam program bertauliah luar negara;
Jabatan Imigresen Malaysia (termasuk agensi-agensi yang dilantik oleh Jabatan Imigresen Malaysia untuk menjalankan perkhidmatan-perkhidmatannya) sekiranya anda dikehendaki untuk mendapatkan atau membaharui visa pelajar anda bagi tempoh pengajian anda dengan Heriot-Watt University Malaysia;
Ibu bapa / penjaga (pelajar di bawah umur 18 tahun);
Kedutaan-kedutaan luar negara;
Penaja-penaja anda;
Rakan-rakan sejawat luar kami yang membekalkan program-program pendidikan luar, penukaran atau program lain yang seumpamanya;
Pihak-pihak ketiga yang membekalkan anda dengan penempatan sangkutan atau latihan sebagai sebahagian daripada keperluan-keperluan kursus anda atau di mana ini dilakukan secara sukarela;
Badan-badan profesional atau kawal selia berkanun atau badan akreditasi bergantung kepada keperluan-keperluan program atau kursus anda;
Agensi-agensi penguatkuasa undang-undang; dan
Pihak-pihak ketiga yang kami lantik untuk membekalkan perkhidmatan-perkhidmatan kepada kami atau bagi pihak kami (seperti juruaudit, peguam, setiausaha syarikat, syarikat percetakan, syarikat telekomunikasi, kontraktor, penganjur persidangan / latihan / acara, penasihat-penasihat yang lain, agensi pelancongan, agensi perekrutan dan syarikat insurans).

Berikutan penamatan pengajian anda, kami akan mengekalkan maklumat peribadi anda bagi tempoh yang tidak terbatas sebagai rekod kami. Butir-butir perhubungan anda akan dimasukkan ke pangkalan data alumni. Pejabat Alumni atau Fakulti/jabatan anda akan menghubungi anda pada masa hadapan untuk memastikan anda mendapat berita terkini yang mungkin berfaedah bagi anda termasuk peluang untuk menjalin hubungan dengan kawan-kawan sedarjah lama dan membina rangkaian untuk perkembangan diri dan pekerjaan. Sekiranya anda berhasrat untuk memilih keluar daripada penerimaan maklumat terkini, sila pilih pilihan “unsubscribe” yang dibekalkan dalam e-mel maklumat terkini yang dihantar oleh Pejabat Alumni. Sila ambil perhatian bahawa Pejabat Alumni kami tidak akan mendedahkan maklumat peribadi anda kepada pihak ketiga

Ibu bapa/penjaga pelajar atau bakal pelajar kami

Maklumat peribadi anda boleh didedahkan kepada kelas-kelas pihak ketiga berikut:

Kementerian Pendidikan Tinggi, jabatan-jabatan/agensi-agensi kerajaan yang berkaitan, pihak berkuasa berkanun dan pengawal selia industri;
Mana-mana orang yang mana kami terpaksa atau dikehendaki berbuat demikian di bawah undang-undang atau sebagai balasan kepada agensi kompeten atau kerajaan;
Jabatan kerajaan asing, agensi kerajaan asing atau pihak berkuasa asing jika pelajar tersebut telah didaftarkan dalam program bertauliah luar negara;
Jabatan Imigresen Malaysia;
Rakan-rakan sejawat luar kami yang membekalkan program-program pendidikan luar, penukaran atau program lain yang seumpamanya;
Agensi-agensi penguatkuasa undang-undang; and
Pihak-pihak ketiga yang kami lantik untuk membekalkan perkhidmatan-perkhidmatan kepada kami atau bagi pihak kami (seperti juruaudit, peguam, setiausaha syarikat, syarikat percetakan, syarikat telekomunikasi, kontraktor, penganjur persidangan/latihan/acara, penasihat-penasihat lain, agensi pelancongan, agensi perekrutan dan syarikat insurans).

Klien/pelanggan atau bakal klien/pelanggan untuk produk-produk, perkhidmatan-perkhidmatan, acara-acara, persidangan-persidangan, seminar-seminar dan aktiviti-aktiviti pemasaran lain yang kami anjurkan

Maklumat peribadi anda mungkin didedahkan kepada kepada kelas-kelas pihak ketiga berikut:

Pihak-pihak ketiga yang kami lantik untuk membekalkan perkhidmatan-perkhidmatan kepada kami atau bagi pihak kami (seperti juruaudit, peguam-peguam, setiausaha syarikat, syarikat percetakan, kontraktor, penganjur persidangan / latihan / acara dan penasihat lain);
Agensi-agensi penguatkuasa undang-undang;
Jabatan-jabatan / agensi-agensi kerajaan yang berkaitan, pihak berkuasa berkanun dan pengawal selia industri; dan
Mana-mana orang yang mana kami terpaksa atau dikehendaki berbuat demikian di bawah undang-undang atau sebagai balasan kepada agensi kompeten atau kerajaan.

Penjual, pembekal atau penyedia perkhidmatan

Maklumat peribadi anda boleh didedahkan kepada kelas pihak-pihak ketiga di bawah:

Pihak-pihak ketiga yang kami lantik untuk membekalkan perkhidmatan-perkhidmatan kepada kami atau bagi pihak kami (seperti juruaudit, peguam-peguam, setiausaha syarikat, syarikat- syarikat percetakan dan penasihat-penasihat lain);
Agensi-agensi penguatkuasa undang-undang;
Jabatan-jabatan atau agensi-agensi Kerajaan yang berkaitan, pihak berkuasa berkanun; dan
Mana-mana orang yang mana kami terpaksa atau dikehendaki berbuat demikian di bawah undang-undang atau sebagai balasan kepada agensi kompeten atau kerajaan.

Laman web

Pautan ke laman-laman web lain

Pautan-pautan ke laman-laman web yang lain dibekalkan bagi kemudahan dan maklumat anda. Laman-laman web tersebut mungkin mempunyai kenyataan privasi masing-masing, dan kami sarankan agar anda semak semula sekiranya anda melawat mana-mana laman web dalam pautan. Kami tidak bertanggungjawab bagi kandungan dalam pautan laman-laman web atau sebarang penggunaan laman-laman web tersebut.

Produk-produk atau aplikasi-aplikasi pengesan

Produk-produk atau aplikasi-aplikasi mengesan lokasi menyampaikan maklumat lokasi anda kepada kami. Kami tidak menggunakan maklumat yang dihantar atau dibekalkan selain daripada untuk membekalkan perkhidmatan yang anda minta. Fungsi pengesanan lokasi adalah pilih masuk dan anda mempunyai kawalan atas penyertaan anda dan boleh menutup perkhidmatan-perkhidmatan sebegitu pada bila-bila masa atau menyahpasangkannya.

Sesetengah aplikasi mudah alih akan menggunakan Google Analytics (atau alat yang serupa) untuk membantu kami melayan anda dengan lebih baik melalui produk-produk, perkhidmatan-perkhidmatan yang telah diperbaiki dan semakan-semakan terhadap aplikasi mudah alih. Maklumat yang terkumpul ini tidak akan mengenal pastikan anda kepada kami. Walau bagaimana pun, ia mungkin membolehkan kami mengetahui anda tanpa nama tentang perkhidmatan-perkhidmatan dan fungsi-fungsi yang paling kerap anda gunakan dalam aplikasi tersebut dan juga jenis peranti dan fungsi-fungsi perkakasan, negara dan bahasa muat turun.

Hak untuk mengakses dan meminda maklumat peribadi

Anda mempunyai hak untuk mengakses dan meminda maklumat peribadi anda yang kami pegang (tertakluk selalunya kepada beberapa pengecualian yang tertentu). Kami akan melakukan sedaya upaya untuk memastikan maklumat peribadi anda adalah tepat dan terkini dan justeru itu kami meminta agar anda terus memaklumkan kepada kami sekiranya terdapat sebarang perubahan dalam maklumat anda.

Jika anda ingin meminda maklumat peribadi anda, anda boleh menghubungi Heriot-Watt University Malaysia melalui butir-butir yang dibekalkan dalam Seksyen (6) di bawah.

Penghadan pemprosesan maklumat peribadi, pertanyaan lanjut dan aduan

Sekiranya:

anda ingin memperoleh maklumat lanjut tentang cara untuk mengehadkan pemprosesan maklumat peribadi anda;
anda mempunyai pertanyaan lanjut; atau
anda ingin membuat suatu aduan berkenaan dengan maklumat peribadi,

Hak anda

Di bawah syarat-syarat tertentu, anda mempunyai hak untuk:

mengetahui data peribadi yang kami proses tentang anda dan mendapatkan salinan data tersebut tanpa bayaran dalam masa satu (1) bulan selepas permintaan anda. Kami mungkin mengenakan bayaran untuk salinan tambahan maklumat yang sama;
membantah cara kami menggunakan data anda;
meminta kami membetulkan data yang tidak tepat atau tidak lengkap;
menghadkan penggunaan data anda – sebagai contoh, jika anda membangkitkan isu-isu tentang ketepatan atau penggunaan data peribadi anda, sehingga kami menyiasat dan memberi respons kepada kebimbangan anda;
menghapuskan data anda; atau
menarik balik persetujuan anda untuk pemprosesan lanjut selepas anda sebelum ini telah bersetuju bahawa kami boleh memproses data anda untuk tujuan tertentu.

Pegawai Perlindungan Data dan butiran

Sekiranya ada mempunyai pertanyaan atau kebimbangan mengenai apa yang kami lakukan dengan data peribadi anda atau ingin membuat permintaan mengenai maklumat peribadi anda, sila hubungi

Konflik

Dalam keadaan berlakunya sebarang konflik antara Notis Perlindungan Data Peribadi ini dalam Bahasa Inggeris dengan Notis Perlindungan Data Peribadi ini dalam Bahasa Malaysia yang sepadan dengannya, terma-terma Notis dalam Bahasa Inggeris akan digunapakai.

Contact

Louyse McConnell-Trevillion

Data Protection Officer

Email: l.mcconnell-trevillion@hw.ac.uk

Data Protection

Email: dataprotection@hw.ac.uk